ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS,TENIENDO EN CUENTA LA LEGISLACIÓN Y LA ORGANIZACIÓN
CONSERVAR Y PRESERVAR LOS DOCUMENTOS EN LA EMPRESA EJEMPLO
V2S
Nosotras elegimos a V2S COLOMBIA S.A.S. NIT: 900245701-1
Ubicada en la calle 118 número 16 61, esta empresa se dedica presta servicios tecnológicos, cursos virtuales online -presenciales y alquiler de laboratorio.
1) cómo se aplican las funciones para administrar los documentos,
Cumpliendo con la normatividad vigente.
En la organización las funciones aplicadas son:
El control:
El personal que maneja, que controla la documentación es llamada Asistente Administrativo y Operativo
Mantenimiento:
La documentación se clasifica según la carpeta física y digital que corresponda, preservando que el papel se mantenga en buenas condiciones a si mismo su contenido.
El papel más utilizado en esta empresa es papel bond blanco tamaño carta de 75 gramos y papel factura de 75 gramos, esta clase de papel ayuda a conservar los documentos y su contenido por largo tiempo además estos documentos se escanean y se guardan digitalmente.
Almacenamiento:
Se archivan los documentos en un orden específico y lógico con el fin de facilitar en el momento de la solicitud requerida.
El área administrativa se encarga de la información almacenada, se maneja con confidencialidad y profesionalismo en archivadores verticales para la información activa de la empresa. En los archivadores horizontales se guarda la documentación inactiva pero que de igual manera es importante para la empresa. De igual forma almacenan información financiera y necesaria en los estantes.
Descarte de documentos:
La empresa de V2S lleva en el mercado 5 años, en el momento aún se conserva los documentos desde que inicio en físico y digital.
Recuperación de información:
V2S en el momento de realizar este procedimiento recure inicialmente a las carpetas digitales ya que es más fácil y ágil de encontrar la información por el orden que se lleva y además las palabras claves son esenciales.
2) Después de realizar la lectura y cuestionario identifique como se hace la clasificación de los archivos en la empresa que seleccionó
La empresa V2S brinda una solución ágil a la solicitud del archivo requerido, facilita la búsqueda en AZ según su orden, algunas están enumeradas para distinguirse cuando se repite la carpeta al no haber más espacio; carpetas digitales las cuales se divide según el tipo de documento.
Según la organización:
V2S, ellos manejan archivos centralizados, esto significa que un área controla toda la documentación de la empresa ya que los documentos centralizados son RUT, Certificaciones, Constancias, cheques, extractos, facturas, etc.
Teniendo en cuenta que la función que hacen es muy concreta en el archivo.
Según su uso:
Los archivos se utilizan y se clasifican según la importancia del momento, de esta manera V2S maneja un orden en archivo activo (cámara de comercio, Rut, certificación bancaria actualizada, certificaciones de proveedores…)
El archivo inactivo se conserva hasta el momento en V2S que se refiere a (documentación del personal que ya no pertenece a la empresa, terminación de contratos con clientes, proveedores, facturas compra y venta etc.)
Según su naturaleza:
En V2S se utiliza el archivo público que pertenecen a entidades públicas (ETB, Secretaria de Ambiente, Secretaria de Transporte) y archivo privado pertenecientes a personas jurídicas se refiere a contratos con empresas (empresas privadas HRL, Westocon, Grupo Amarey, Fundación Universitaria San Mateo).
RESULTADO DE APRENDIZAJE
21060100805
Conservar y preservar los documentos (soporte papel o electrónico) para el suministro de información de acuerdo con las normas, las técnicas, la tecnología disponible y la legislación vigente.