ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS,TENIENDO EN CUENTA LA LEGISLACIÓN Y LA ORGANIZACIÓN
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
El artículo 3 del acuerdo 060 del Archivo General de la Nación de Colombia, especifica que las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione los servicios de recepción de tal manera que contribuyan al programa de gestión documental y debe contar con el personal suficiente para recibir y enviar las comunicaciones oficiales para poderlas controlar.
RECIBO DE DOCUMENTOS:
Es la tarea más importante para comprobar el recibo del documento y la tramitación de las comunicaciones recibidas; el correo que se llevan a las empresas por los distintos medios (personal, mensajero, buzón, correo normal y electrónico, fax etc.) deben ser conducidos por una dependencia o personal
RECEPCIÓN
Recibe las comunicaciones provenientes de distintas fuentes que pueden ser directos o indirectos.
-
Comunicaciones directas
- Comunicaciones dirigidas a empresas o funcionarios
- Comunicaciones oficiales
- Si el sobre esta en buen estado
2. Comunicaciones indirectas
-Si el asunto del que se trata le compete a la dependencia a la que se dirige
-Si están firmadas
-Si la fecha es actual
-Si en la comunicación de cita el domicilio del remitente
-Si los anexos, que estén completos
CLASIFICACIÓN
Separación de los documentos que se reciben o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado, este grupo se denomina documentos radicales.
APERTURA
Este paso consiste en abrir el sobre o el empaque de las comunicaciones oficiales para verificar el contenido del documento y el de sus anexos.
REVISIÓN
Las comunicaciones oficiales que ingresan a las organizaciones deben tener un proceso de revisión de anexos del destinatario, de los datos de procedencia y verificación del asunto para poder contestar la solicitud, de acuerdo a la necesidad competente de la entidad y realizar su respectiva radicación.
Cuando la comunicación no cumple con lo requerido en el proceso de revisión, como por ejemplo no estar firmada se considera anónima y será remitida sin radicar y se tendrá una respectiva investigación o proceso
RADICACIÓN
Según el artículo 2 del acuerdo 060 del 2001 del Archivo General de la Nación se debe asignar un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora del recibido o del envió; y se hace mediante un sello impreso en el documento, este puede ser manualmente, mecánico o sistematizado.
En la radicación no podrán reservan número de radicado, ni repetirlo, enmendaduras, corregidos o tachados”.
según la guía técnica Colombia 185, el espacio para colocar el sello radicador en la elaboración de cartas o de comunicaciones oficiales es en la zona 3, que corresponde al extremo superior derecho del documento.
RESULTADO DE APRENDIZAJE
21060100804
Despachar los documentos empresariales teniendo en cuenta las normas gramaticales y de sintaxis, las normas técnicas colombianas para la elaboración y presentación de los documentos, las normas internas y legislación vigente.