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GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA 185

Esta guía tiene como objetivo brindar herramientas que facilita la elaboración de los tipos de documentos generados en la gestión documental en las organizaciones, con el fin de proyectar una acertada imagen corporativa, además de simplificar y organizar la presentación y el manejo adecuado de las comunicaciones impresas o vía correo electrónico. A su vez, busca contribuir con la disminución del tiempo y los costos, con buena calidad.

Con ello podemos obtener más capacidades al momento de elaborar cualquier tipo de documento desarrollándolo con los parámetros establecidos en la guía y así ser más eficientes en nuestro entorno laboral

Uno de los documentos que es más utilizados en las organizaciones son las cartas:

LAS CARTAS

Esta es una comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados.

CARACTERÍSTICAS

La carta se utiliza para informar, regular, tramitar, dar respuesta reiterar información, solicitudes; corregir, confirmar, felicitar, ofrecer o hacer llamado de atención.

Se elaboran en bloque, bloque extremo y la de menos uso pero la realizan es la semibloque.

Las partes que contiene la carta son: El código, lugar y fecha, datos del destinatario, el asunto, saludo, texto, despedida, remitente con el cargo y los anexos pertinentes.

MEMORANDO

Son comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir información, orientación y pautas entre los departamentos locales, regionales, nacionales e internacionales. Y las líneas de coordinación jerárquica de la organización.