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RADICACIÓN​

​Basándonos en el acuerdo 060 del 2001 del archivo general de la nación: “radicación es el proceso por medio del cual las organizaciones asignar un numero consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora del recibido o del envió”.

Es el proceso que consiste en asignar un número mediante el cual se va a identificar y consultar posteriormente. Esta numeración debe iniciarse anualmente. La actividad de radicación no se efectúa con toda la documentación recibida. 

 

Para efectuar el proceso de la radicación se debe tener en cuenta que se radica son: cartas, memorandos, telegramas, fax, correspondencia confidencial de carácter institucional. Con la excepción de que se debe radicar en el sobre sin abrirse y algunos son documentos que hacen parte de la gestión administrativa y que van a conformar la memoria institucional.

 

Otro paso de la radicación es colocar la fecha que se recibe el documento. Esta información es muy importante porque es a partir de este momento cuando se inicia la responsabilidad de la entidad para su trámite. la entidad adquiere el uso y la propiedad de la comunicación y en muchos casos, la fecha de elaboración de la correspondencia no coincide con la recepción.

 

El paso siguiente es colocar el nombre de la dependencia que debe encargarse del asunto. Cuando se decide centralizar la recepción, dentro del trabajo preliminar a cada una de las dependencias. En caso del código se registra en el documento.

La mayoría de las empresas utilizan para el proceso de radicación un sello que puede ser mecánico electrónico, que tiene impresos los datos mencionados. Para el control se adiciona un espacio para la firma de quien da respuesta y la fecha de esta.

Otras organizaciones han diseñado, con el apoyo del departamento de sistemas, un programa en base de datos para el recibo y despacho de su correspondencia.

 

con el artículo 5 del acuerdo 060 del 2001 del archivo general de la nación: “los procedimientos para la radicación de los documentos oficiales velarán por la transparencia de la actuación administrativa, en el cuál se establece el proceso de asignación de los consecutivos, no podrán reservan número de radicado, ni repetirlo, sin enmendaduras, corregidos o tachados” 

REGLA ESCENCIAL

Según la guía técnica Colombia 185, el espacio para colocar el sello radicador en la elaboración de cartas o de las comunicaciones oficiales es en la zona 3, que corresponda al extremo superior derecho del documento.

REGISTRO

Cuando la entidad trabaja el recibo y despacho de la correspondencia en forma automatizada, el programa permite almacenar y mantener actualizada la información sobre la correspondencia recibida y despachada. Facilitando su consulta a traces de varios conceptos: fecha, remitente, destinatario, numero de radicación, ETC.

 

Produce listado sobre documentos en tránsito porque la información queda registrada automáticamente.

Cuando no es así, el registro deberá llevarse manualmente, por lo cual debe diseñar un formato que permite tener la información sobre la correspondencia que se recibe y que se radica y la situación actual del trámite. Tendrá como mínimo los siguientes datos: número de registro, fecha de elaboración y de recibido, ciudad de origen, persona o entidad que la envía y el asunto que trata.

Adicionalmente con fines de seguimiento y control, debe contemplarse un espacio para registrar el número y fecha de respuesta. En el comercio ofrece formas impresas que son funcionales y que pueden adecuarse a las necesidades de la organización.

Dentro de este proceso de radicación y registro es importante tener en cuenta:

  1. No radicar la correspondencia personal. Si el sobre no trae registrada la información personal, se puede asumir como personal la que venga dirigida a un funcionario y no tenga escrito el cargo que desempeña dentro de la organización. Esta correspondencia solo se fecha en el sobre.

  2. Colocar la fecha de recibo a: folletos, revistas, publicaciones, inscripción.

  3. Devolver, sin abrir, la correspondencia que por error llegue a esta oficina.

  4. Hacer las observaciones pertinentes en el radicador; cuando las comunicaciones llegan sin firmar.

  5. Verificar que los anexos enunciados estén completos. En caso contrario, hacer la aclaración en forma oral o escrita al remitente. Esto únicamente cuando la comunicación llega a través del correo.

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