DESPACHO DE DOCUMENTOS

DESPACHO DE DO

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DESPACHO DE DO

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Es la operación de verificación y control que realizan las organizaciones para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.

RECOMENDACIONES

Tanto para entregas internas como externas, debe llevarse un control de mensajería

no usar alfileres ni bandas de cauchos para sostener los documentos
no dejar papeles sueltos en las carpetas de archivo
no tener carpetas demasiado llenas máximo 100 documentos

renovar las carpetas rotas o deterioradas.

PASOS

Es donde se define los parámetros y especificaciones que determinan el carácter administrativo y su destinación se considera más importante.

Con base en la GTC 185 y las normas técnicas correspondientes debe estar referenciado un encabezado completo y lógico en el cual se visualice claramente el nombre del destinatario, fecha, lugar de expedición, su objetivo y un contenido preciso.

FIRMA

Es indispensable e importante en un documento, ya que es un símbolo, dibujo, escrito o gráfico que impone la validez de su contenido, además de identificar al responsable de su expedición.

En las empresas es necesario acogerse a los manuales de procedimiento y calidad, para identificar a las personas encargadas de respaldar con su firma las acciones pertinentes de cada área y dar paso a su circulación interna o externa la firma es importante en la elaboración del documento y la identidad del remitente o destinatario.

ACTIVIDADES

La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como:

1. Distribución de documentos externos

- Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
- Clasificación de las comunicaciones.
- Organización de documentos en buzones o casilleros.
- Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
- Reasignación de documentos mal direccionados.
- Registro de control de entrega de documentos recibidos.

2. Distribución de documentos internos

- Identificación de dependencias.
- Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
- Registro de control de entrega de documentos internos.

3. Distribución de documentos enviados

- Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo
electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros.
- Control del cumplimiento de requisitos del documento.
- Métodos de empaque y embalaje.
- Peso y porteo de documentos.
- Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.
- Control y firma de guías y planillas de entrega.
- Control de devoluciones.
- Organización mensajería externa.
- Registro de control de envío de documentos