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DESPACHO DE DOCUMENTOS​

Es la operación de verificación y control que realizan las organizaciones para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.

RECOMENDACIONES

Tanto para entregas internas como externas, debe llevarse un control de mensajería

  • no usar alfileres ni bandas de cauchos para sostener los documentos

  • no dejar papeles sueltos en las carpetas de archivo

  • no tener carpetas demasiado llenas máximo 100 documentos

renovar las carpetas rotas o deterioradas.

PASOS

Es donde se define los parámetros y especificaciones que determinan el carácter administrativo y su destinación se considera más importante.

Con base en la GTC 185 y las normas técnicas correspondientes debe estar referenciado un encabezado completo y lógico en el cual se visualice claramente el nombre del destinatario, fecha, lugar de expedición, su objetivo y un contenido preciso.

FIRMA

Es indispensable e importante en un documento, ya que es un símbolo, dibujo, escrito o gráfico que impone la validez de su contenido, además de identificar al responsable de su expedición.

En las empresas es necesario acogerse a los manuales de procedimiento y calidad, para identificar a las personas encargadas de respaldar con su firma las acciones pertinentes de cada área y dar paso a su circulación interna o externa la firma es importante en la elaboración del documento y la identidad del remitente o destinatario.

ACTIVIDADES

La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como:

1. Distribución de documentos externos

- Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
- Clasificación de las comunicaciones.
- Organización de documentos en buzones o casilleros.
- Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
- Reasignación de documentos mal direccionados.
- Registro de control de entrega de documentos recibidos.

2. Distribución de documentos internos

- Identificación de dependencias.
- Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
- Registro de control de entrega de documentos internos.

3. Distribución de documentos enviados

- Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo
  electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros.
- Control del cumplimiento de requisitos del documento.
- Métodos de empaque y embalaje.
- Peso y porteo de documentos.
- Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.
- Control y firma de guías y planillas de entrega.
- Control de devoluciones.
- Organización mensajería externa.
- Registro de control de envío de documentos

http://veronica-acosta.blogspot.com.co/

http://organizaciondocumentos.blogspot.com.co/p/recibo-y-despacho-de-documentos.html

CIBERGRAFÍA

ACUERDO 060 DE 2001

para mayor información consultar el documento adjunto del acuerdo

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